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Iberostar hace más eficientes sus flujos de trabajo con la solución BPM de Bonitasoft

La cadena ha mejorado su proceso de facturación al tiempo que mejora la sostenibilidad de sus procesos y la autogestión del departamento de contabilidad, sin depender de IT.

Bonitasoft, empresa líder en automatización de procesos digitales open source, ayuda a la eficiencia de los procesos y flujos de aprobación de Iberostar, multinacional española del sector turístico y hotelero, mediante la solución BPMGestión Facturas Acreedores 3.0 (GFA 3.0). La compañía ha escogido la plataforma de Bonitasoft para modelar y automatizar procesos con el fin de aportar eficiencia y sostenibilidad dentro de los servicios centrales y los hoteles del grupo.

Iberostar había detectado riesgo en el retraso en el pago de facturas, que se combinaba con la diversidad de procedimientos manuales de aprobación.

En relación con esta necesidad, contaba con cuatro objetivos: disponer de un repositorio único y centralizado de recepción de facturas de acreedores; agilizar y automatizar los procesos de gestión y reducir el tiempo de vida de la factura; fortalecer el paperless y fomentar la transparencia, y autogestión, para disminuir el impacto y dependencia del departamento de IT.

En este contexto, se identificaban dos desafíos principales. Por un lado, la implementación y configuración ágil de procedimientos, dada su diversidad y particularidades y, por otro, la homogeneización de procedimientos en los hoteles para reducir su número y el esfuerzo en el mantenimiento de los mismos.

Iberostar tenía la necesidad de un modelo unificado de desarrollo de flujos de aprobación. Para ello, se realizó un análisis del mercado de software de BPMN y ha elegido la solución de Bonitasoft. El objetivo es disponer de un motor de reglas que combine Roles y Acciones y, de este modo, hacer más eficiente el desarrollo de soluciones internas.

Miquel Ollers, director de Internal Solutions de Iberostar Group, explica que “nosotros disponemos de un conjunto amplio de aplicaciones de back office, que cuentan con procesos de aprobación y escalado que necesitaban de una homogeneización y seguimiento de los procesos. El modelo de BPM planteaba qué herramienta había que utilizar para modelar estos procesos, tenía que ayudarnos a conseguir la eficiencia que buscábamos. Se hizo un benchmarking con varias herramientas y ganó Bonitasoft, suponiendo la incorporación de un modelo de BPM en la empresa”.

El Grupo Iberostar cuenta con distintas soluciones de Bonitasoft para flujos de trabajo tan variados como la reclamación de cobros y clientes, la gestión de gastos de viaje, las facturas de acreedores, alta de agencias, reservas internas o creación de artículos. Se trata de una serie de aplicaciones departamentales que utilizan Bonita como motor de reglas para definir, configurar y procesar los procesos que requieren de un flujo de aprobación entre diferentes áreas.

La relación entre Iberostar y Bonitasoft se remonta a 2014, cuando se desarrolla la primera solución de WorkFlow incorporando BPMN: Gestión Facturas Acreedores 1.0 con la versión Community 6.2.2 On-Prem. Posteriormente, en 2015, tras el éxito de esta primera implantación, el modelo se aplica a un conjunto de aplicaciones de diferentes departamentos, con la misma estructura organizativa, pero con diferentes flujos de aprobación. Después, se incorporó la solución Bonitasoft Cloud, una nueva versión de Gestión Facturas Acreedores con la versión de Bonitasoft 2021 sobre Azure, con nuevas opciones de autogestión para usuarios. La evolución de BPMN ha derivado, el pasado año, en la creación de un nuevo departamento de BPM y la migración de la solución Bonitasoft
On-Prem a Cloud. Además, se ha explorado el desarrollo de low code.

Implementación GFA 3.0

Según Miquel Ollers, los retos más importantes que afrontó la empresa en el proceso de transformación digital se daban en relación con el enfoque en la sostenibilidad del grupo Iberostar. “Como cadena hotelera se consumen muchos recursos y estamos enfocados a reducir este consumo, a ser eficientes. Desde los servicios centrales buscamos la eficiencia. Uno de los obstáculos que tenían los procesos de las aplicaciones en las que incorporamos Bonitasoft era el consumo de papel y el consumo de procesos generales y esa herramienta de BPM nos ayuda a ser más eficientes”, asegura Ollers.

La implementación de la solución BPM de Bonitasoft se ha realizado en las siguientes áreas:

• Carga de facturas: los acreedores cargan las facturas a través de una plataforma de facturación electrónica, vía correo electrónico o mediante el Portal del Proveedor de Iberostar. Las facturas son enviadas en formato electrónico, PDF, XML o ambos.

• Transformación y asignación: un primer proceso transforma las facturas recibidas en formato XML y las almacenan en la BBDD de GFA. Un segundo proceso, por cada factura, crea un caso en Bonita asociado a un procedimiento según un conjunto de reglas de asignación definidas.

• Gestión y aprobación

• Contabilización: una vez aprobadas las facturas, estas son contabilizadas en SAP, quedando cerrado el caso correspondiente en Bonita y asociado a la factura en un nuevo caso histórico a modo traza.

En definitiva, Bonitasoft orquesta el flujo de aprobación de las facturas proporcionando los estados, permisos y acciones requeridas en cada momento del procedimiento asociado a cada factura. A través de Bonita REST API y sus extensiones se consigue una integración total de la configuración de los procedimientos desde el punto de vista de usuarios.

Tal y como asegura Miquel Ollers, “Bonita te aporta una visión homogénea de los procesos, con el modelado consigues reducir pasos, que redunda en un beneficio general de los procesos”. Además, entre sus ventajas, destaca que “Bonita tiene como principales puntos positivos el permitir una entrada gradual en el producto, ser muy modular (puedes utilizar BonitaSoft, por ejemplo, como herramienta de modelado, de estudio de diagramación, el back que te provee con su motor de reglas… vas avanzando en distintos niveles. Además, disponer de una herramienta open-source supone la ventaja de poder experimentar y saber en qué punto estás”.

Ollers destaca la proactividad del equipo de Bonitasoft así como la documentación y la información que ofrecen al cliente.

Gracias a la implementación de la solución de Bonitasoft, Iberostar ha conseguido reforzar su apuesta por la sostenibilidad, en consonancia con el compromiso de la compañía con el medio ambiente, reducir en un 80% la dependencia del departamento IT en la configuración de procesos a nivel de usuario y maximizar la eficiencia en procesos poco productivos.

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