Por Isabel Fernández
La digitalización en los restaurantes ya no es una opción: es una necesidad para competir con eficiencia, mejorar la experiencia del cliente y controlar costes. La tecnología es y continuará siendo una palanca de transformación para los restaurantes, pero con un enfoque más práctico y humano. Además, digitalizar un local de restauración no significa comprar tecnología por comprar, sino integrar herramientas que optimicen procesos clave y permitan tomar decisiones basadas en datos reales. De esta manera, con la tecnología se pueden automatizar tareas, reducir errores, mejorar la experiencia del cliente y controlar costes. No se trata solo de instalar un TPV u ofrecer una carta digital, sino de conectar áreas como gestión de ventas y caja; control de stock y compras; organización del equipo; comunicación con clientes, y marketing y reputación on line.
Como comenta Diego Ramos, consultor de Negocio Corporate de Cegid Revo, «la necesidad básica no es tener muchas herramientas, sino tenerlas bien conectadas. Un restaurante necesita un sistema que le permita gestionar el día a día sin fricción: ventas, mesas, reservas, cocina, pedidos, pagos y control del negocio en tiempo real. La digitalización tiene sentido cuando simplifica la operación, reduce errores y, sobre todo, mejora el contacto con el cliente final. Hoy no hablamos solo de eficiencia interna, sino de poder atender, vender y fidelizar mejor en todos los puntos de contacto: sala, barra, terraza, delivery o canales digitales”.
Además, Marta Frías, responsable de Proyectos de Mediterránea Group, señala que, “en la actualidad, un servicio de restauración colectiva necesita herramientas digitales que permitan gestionar de forma integral toda su operativa. Estos elementos buscan facilitar al máximo la planificación y gestión de menús, contemplando dietas especiales, alérgenos y requisitos nutricionales, algo fundamental en espacios en los que se atiende a una gran cantidad de usuarios, cada uno con sus propias particularidades. También es fundamental contar con sistemas que permitan organizar reservas o previsiones de comensales, ya sea por turnos, plazas asignadas o selección previa de menú, para optimizar la producción y reducir el desperdicio. La digitalización debe abarcar además el control de stock, la trazabilidad de los alimentos, el cumplimiento de normativas de seguridad alimentaria y la generación de informes que ayuden a analizar consumos, costes y niveles de satisfacción. Todo ello debe apoyarse en soluciones intuitivas y accesibles, que agilicen el trabajo diario y mejoren la eficiencia operativa”.
Para Àlex Pont, del Departamento de Marketing de Loxone, “el objetivo ha sido siempre el mismo: simplificar los procesos de funcionamiento del negocio para facilitar el trabajo de los empleados y ofrecer una experiencia de calidad al comensal. Un restaurante necesita centralizar también iluminación, climatización, música y accesos (control del personal mediante un sistema fiable y coordinado)”.
A la hora de organizar la gestión interna y externa del establecimiento, lo más lógico es apostar por proveedores especializados que faciliten un servicio integral de gestión 360 con propuestas a medida para los requerimientos del local, de manera que no se tenga que preocupar por las tareas más rutinarias.
Según Alberto Minaya, director del Área de Distribución, Logística y Fabricación en Arbentia, “debe organizarse desde una lógica de gobierno del dato y no desde la simple acumulación de herramientas. A nivel interno, esto implica definir procesos claros, responsables y flujos de información entre sala, cocina, compras, administración y dirección, apoyándose en un núcleo central de gestión que actúe como fuente única de la información y reduzca la dependencia del papel y de Excel. A nivel externo, la eficacia pasa por apoyarse en partners tecnológicos que entiendan el negocio hostelero y acompañen en el tiempo, no solo en la implantación, sino también en la integración, la formación y la evolución del sistema. Una gestión eficaz combina tecnología robusta, integración real entre sistemas y una capa de consultoría capaz de adaptar el software a la operativa concreta de cada restaurante o cadena. Este modelo no debe limitarse a la operación diaria, sino que ha de incorporar también la gestión de la relación con el cliente, integrando áreas tradicionalmente separadas como marketing, reservas, eventos y atención al cliente. Cuando la información fluye entre equipos y sistemas, se mejora la coordinación interna, se gana agilidad y se ofrece una experiencia mucho más coherente al cliente final. Desde el punto de vista operativo, resulta igualmente clave integrar tecnologías que conecten cocina y sala en tiempo real, como los sistemas de visualización de pedidos, que mejoran la organización interna, reducen errores y ayudan a cumplir de forma consistente los tiempos de servicio esperados por el cliente”.
También Mónica Fernández, directora general de nsign, hace hincapié en que “la clave es evitar soluciones aisladas. La tecnología debe funcionar como un ecosistema conectado. Cuando el CMS (software de gestión de contenido) se integra con TPV, ERP o plataformas de delivery, el espacio físico se alinea con la operativa real. Si un producto no está disponible, puede retirarse automáticamente del menú digital. Si cambia el precio en el sistema, se actualiza en todas las pantallas. Esto permite que un mismo local funcione como cafetería por la mañana y como restaurante al mediodía, adaptando no solo el menú sino también la creatividad y la ambientación visual. La gestión eficaz consiste en automatizar coherencia”.
Por su parte, Manuel Lima, director de Unidad de Mobile de Nonius, explica que “una gestión informática eficaz comienza con la integración de los sistemas internos, como el POS, los sistemas de facturación y, cuando aplica, el PMS del hotel –si se ubica el restaurante en uno–. Esta integración permite automatizar procesos, evitar duplicaciones y reducir errores operativos. De cara al cliente, la digitalización debe facilitar la interacción directa a través de soluciones móviles: acceso a menús digitales, realización de pedidos, seguimiento del estado de los mismos y pagos sin contacto. Para una gestión realmente eficaz, el sistema debe ser centralizado, escalable y capaz de adaptarse a diferentes puntos de venta, como restaurante, bar, room service o áreas exteriores, manteniendo siempre el control desde una única plataforma”.
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