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Apostar por entorno hotelero ‘paperless’ potencia la gestión y es más sostenible

Los hoteles y alojamientos emiten 264 millones de toneladas métricas de CO₂ equivalente al año, lo que refleja el 10% de las emisiones anuales totales del sector turístico

La utilización del papel como soporte está siendo cada vez menor tanto en el campo público (notificaciones electrónicas certificadas, recetas electrónicas) como en el privado (tarjetas de embarque digitales, entradas para espectáculos, recibos bancarios on line, etc.). Aun así todavía hay algunos sectores que cuentan con un gran volumen de papel en su actividad y el sector hotelero es uno de ellos.

Existe todavía una carga muy importante de papel y documentación física vinculada a la gestión hotelera, tanto desde el punto de vista del usuario como desde la gestión de ese hotel o esa cadena hotelera. El reto es importante, más aún cuando según datos de 2015, un 25% de los hoteles de los EE.UU., continuaban gestionándose con lápiz y papel, lo que ha generado miles de toneladas de residuos tanto de papel como de consumibles (tinta, impresoras, etc.).

La desaparición del papel es un reto para los gestores de los hoteles, y lo es no solo por su punto de vista medioambiental y reputacional; sino también para mejorar la experiencia del usuario del huésped y para obtener una mayor eficiencia y productividad en la gestión empresarial del hotel o la cadena hotelera. Contar con entornos hoteleros paperless es un reto presente para cualquier gestor hotelero que busque crecer y diferenciarse de la competencia.

Una mejor experiencia de usuario

El huésped es el primer beneficiario de un entorno paperless. Soluciones como la suite modular QuoHotel, de CEI Europe, permiten al cliente realizar el check in incluso antes de llegar al hotel, evitando así largas colas y un exceso de documentación y papeleo en un momento en lo que éste busca es llegar a su habitación. El huésped puede incluso registrarse cómodamente sentado en el lobby, siendo el recepcionista el que se acerca a su ubicación con una tableta para realizar el trámite.

Todos estos beneficios a la llegada, pueden replicarse a la salida del hotel, realizando el pago mediante la tarjeta de crédito que se ha integrado en la herramienta de gestión. Además, el huésped evitará acarrear consigo durante todo el viaje numerosas facturas si atiende a diversos hoteles, recibiéndolas cómodamente en su correo electrónico.

El Property Management System (PMS) de QuoHotel no solo agiliza la entrada y la salida, sino que toda la estancia del usuario puede evitar el papel. Las tabletas de las habitaciones de los hoteles pueden sustituir eficazmente a todo el material impreso, ya que proporcionan un recurso digital de información que puede actualizarse o editarse inmediatamente desde recepción. Los cambios en los menús, los precios, los horarios de los eventos y la programación pueden ser editados o actualizados inmediatamente por el personal y los huéspedes pueden acceder a ellos inmediatamente.

El entorno paperless permite también personalización y hacer de los hoteles enclaves todavía más costumer centric. Los datos del huésped se alojan de forma segura en el PMS y estarán disponibles si se da una nueva visita con lo que se podrán proveer servicios más personalizados tales como conocer alergias alimentarias, preferencia de servicios o características de la habitación

En definitiva, el uso de QR o de unas apps específicas permite a los huéspedes acceder y reservar, desde sus dispositivos móviles, o desde las tabletas instaladas en hotel, distintos servicios como bares, restaurantes, lavandería, excursiones, spa, etc.

Una gestión integral (All in One) más eficiente

Trabajar en un entorno paperless potencia y hace más productiva la gestión de todos los departamentos de un hotel. Los recepcionistas pueden realizar su trabajo sin la utilización de papel gracias al interfaz gráfico que les ofrece la suite modular QuoHotel.

Gobernantas, camareras, camareros y técnicos de mantenimiento, en constante movimiento y atentos a cualquier incidencia, reciben órdenes e incidencias en sus dispositivos móviles. Del mismo modo, marketing puede contar con la captura del mail del huésped y agilizar en la respuesta a las encuestas de satisfacción vía email y generando envíos de marketing transaccional y recibiendo las calificaciones y las respuestas a las encuestas durante y tras su estancia.

Tal como señala Sebastià Vidal, director de Turismo de CEI Europe, “un sistema de gestión hotelera paperless agiliza todas las operaciones en Pisos y Servicios Técnicos, en los Comanderos en Food and Beverage, así como en la automatización de procesos de suministros y almacén, entre otros”

Trabajar en entornos paperless no es algo nuevo para los departamentos de finanzas, ya que están ya más habituados a procesos como ordenar pagos a proveedores, procesamiento de extractos bancarios, impuestos, informe de operaciones anuales, registro mercantil, etc.

Además, a través de aplicaciones externas como Document Capture o Expenses Management, departamentos como compras o RRHH pueden agilizar el manejo de documentos externos, como albaranes y facturas de compra, tickets de gastos, bajas, horarios, entre otros, y gestionarlos digitalmente sin necesidad de tratar con ningún papel.

Otro elemento crítico es el del análisis de la información, con la solución de Business Intelligence, QuoHotel Dashboards, es posible acceder a la información desde cualquier dispositivo, analizar información, ver los datos y tendencias de una forma muy visual y entendible, tendencias, etc.

Para Sebastià Vidal, “QuoHotel permite trabajar en un entorno paperless, realizando las mismas gestiones de una manera más eficiente a través de dispositivos móviles, tablet o smartphone sin necesidad de manejar listados”.

Además, para el director de Turismo de CEI Europe, “la integración de QuoHotel con Microsoft Office, permite generar reportes en Excel de forma nativa, con datos 100% utilizables y manipulables en Excel”.

Una mejora medioambiental y reputacional para el hotel

Según un estudio presentado en 2021 y elaborado por Parthenon y Booking.com, los hoteles y alojamientos emiten 264 millones de toneladas métricas de CO₂ equivalente al año, lo que refleja el 10% de las emisiones anuales totales del sector turístico. Esto corresponde aproximadamente a las emisiones de 65 centrales eléctricas de carbón.

El uso de un determinado soporte en papel (factura, recibos, tarjetas, menús, folletos…) forma parte de este residuo, y es algo que ya no encaja con el posicionamiento de las cadenas hoteleras más avanzadas que ya están cambiando sus estrategias y operaciones para disminuir su impacto en el medio ambiente.

Lo hacen por compromiso medioambiental, pero también para seguir a las tendencias que marcan algunas encuestas, como un reciente estudio de la consultora GWI que apunta que 70,1% de los españoles están dispuestos a gastar más en experiencias ecofriendly.

Una oferta de turismo sostenible acabará siendo esencial para sostener el crecimiento de hoteles y cadenas hoteleras y para satisfacer a los huéspedes, ya que cada vez más consumidores buscan iniciativas turísticas verdes y están dispuestos a pagar un poco más por productos y servicios respetuosos con el medio ambiente. Un primer paso es apostar por entornos paperless respaldados en un sistema de gestión hotelera eficiente, que les permitirá mejorar la experiencia de usuario del cliente haciéndola más atractiva e interactiva, ser más eficientes y productivos en la gestión y ser más sostenibles.

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